每年，香港會議展覽中心（HKCEC）及亞洲國際博覽館（AsiaWorld-Expo）舉辦逾百場大型商業展覽，由 HKTDC 香港電子展、珠寶展、美食博覽，到各行各業的專門展銷會，吸引本地及海外企業爭相參與。然而，許多品牌首次參展時，往往低估所需的準備時間與成本，導致倉促上陣、成效欠佳，甚至因未符場館規定而被拒入場。
本文為企業提供一份由參展前到展後的完整參展指南，重點涵蓋展位類型選擇、RSE 結構安全報告要求、政府資助申請，以及宣傳物料策略，助你有條不紊地規劃每一場展覽投資。
一、參展前準備：提早 3 至 6 個月開始
選擇合適的展覽
參展的第一步，是確認目標展覽是否與品牌策略吻合。需考量以下因素：
- 目標受眾：展覽主要吸引零售買家、企業採購商，還是一般公眾？
- 展覽規模與聲譽：HKTDC 主辦的展覽（如香港電子展、香港玩具展）具國際買家網絡，中小型專業展則針對性更強。
- 行業契合度：參展產品或服務需與展覽主題一致，主辦方通常設有申請審核機制。
建議參考 HKTDC 官網、香港會議及展覽拓展部（MEHK）等平台，查閱全年展覽時間表，提早鎖定目標展覽。
申請展位：愈早愈有利
熱門展覽的優質展位（如角位、通道位）往往在開放申請後數週內售罄。早鳥申請除可爭取較佳位置，部分展覽亦設有早鳥費用優惠。建議在目標展覽日期前至少 6 個月 完成展位申請，淨地展位更需預留更長籌備時間（見下文）。
預算規劃
參展費用往往超出企業初步預算，以下為主要費用項目：
- 展位費（標準展位或 淨地）
- 展位設計、裝修及搭建費
- 宣傳物料（橫額、易拉架、單張、禮品）
- 運輸、貨物保險及清關（海外參展）
- 團隊差旅及住宿
- 場館額外服務費（電力、網絡、泊車）
- RSE Report 工程師費（淨地適用）
申請政府資助：中小企業市場推廣基金（EMF）
由工業貿易署管理的中小企業市場推廣基金（EMF），為香港中小企提供出口推廣活動的配對資助。資助比例為政府：申請企業 = 1：3，即政府承擔 25% 費用，每宗申請資助上限為港幣 10 萬元，每家企業累計上限為港幣 100 萬元。
符合資格的參展活動包括：以香港境外市場為主要目標的實體展覽、海外展覽，以及部分具規模的本地展覽（須以外國買家為主要目標）。申請企業須為在香港登記的非上市企業，並由公司東主、合夥人或香港受薪僱員直接參與展覽。
重要提示： EMF 現行安排僅接受於 2026 年 6 月 30 日或之前完結的合資格活動申請，建議盡早確認展覽資格及申請時限。如展覽在此日期後舉行，EMF 將於 2026 年 7 月 1 日起併入「BUD 專項基金」，請留意最新安排。
展品物流及知識產權準備
如展品涉及海外入口，需預留足夠時間處理清關文件；如產品設計具創意價值，建議展前確認知識產權保護安排，特別是參與國際展覽時。
宣傳預熱
展前 4 至 6 週開始進行多渠道預熱，包括向現有客戶及潛在客戶發送 EDM（電子直銷郵件）邀請函，並在社交媒體預告展位號碼及特別優惠，有助提升展期來訪率。
二、展位設計與物料準備
標準展位vs 淨地 / 特裝展位：如何選擇？
選擇展位類型是參展規劃的核心決策，兩種類型各有優缺點。
標準展位
由主辦方提供基本圍板（通常為白色八角鋁型材）、地毯、照明及基本標誌板。費用較低，搭建及拆除均由主辦方負責，適合首次參展或預算有限的企業。不足之處在於設計自由度受限，視覺效果較難與鄰近展位明顯區分。
可透過加裝橫額、展板、LED 燈箱及展示架等元素提升 標準展位的視覺吸引力，以有限預算達到不俗效果。
淨地 / 特裝展位
主辦方僅提供空白地面，展位設計、搭建材料及燈光均需自行安排。設計自由度高，可完整呈現品牌視覺形象，但成本顯著較高，亦需更長籌備時間。淨地展位通常最少由 9 至 18 平方米起，適合有豐富參展經驗、重視品牌形象展示的企業。
新手建議由 標準展位 開始，熟悉展覽節奏及成效後，再考慮升級至 淨地。
展位設計原則
無論選擇哪種展位類型，有效的展位設計應遵循以下原則：
- 視覺吸睛：主視覺及品牌標誌需在 3 至 5 米外清晰可見
- 品牌一致性：顏色、字體及視覺語言應與公司整體品牌形象一致
- 功能分區：設置洽談區（座位）及產品展示區，讓訪客有停留的理由
- 動線流暢：避免擺設阻擋展位入口，方便訪客進入互動
必備宣傳物料
- 橫額及背景板：品牌形象的主要視覺呈現
- 易拉架（Roll-up Banner）：輕巧易搬，適合展期內靈活調整位置
- 宣傳單張（Flyers）：記錄產品及服務資訊，供訪客帶走參考
- QR Code 展示：引導訪客至公司網站、產品目錄或聯絡表格
- 企業禮品：提升品牌記憶度，建議選用實用性高的禮品
如需大量宣傳單張派發支援，洗樓王提供專業的展覽現場派發服務，協助企業在展場附近觸達更廣泛目標受眾。
環保及安全要求
部分場館對展位物料有環保要求，搭建物料須符合場館的防火規定（如採用阻燃材料）。建議選用可重用展板及結構，既環保，長遠亦可節省重複製作費用。
三、RSE Report（結構安全報告）：必知規定
什麼是 RSE Report？
RSE Report（Registered Structural Engineer Report）是由**註冊結構工程師（RSE）或認可人士（AP）**簽發的展位結構安全證明書，證明展位設計符合工程安全標準。
何時需要提交 RSE Report？
根據 HKTDC 展覽手冊的規定，以下情況必須提交 RSE Report：
- 淨地展位高度超過 2.5 米（部分場館視位置而定，或適用 3 米標準）
- 使用懸掛式燈光支架（Hanging Lighting Truss）
- 雙層展位結構
- 高度達 4.5 米或以上的大型特裝展位
- 其他主辦方或場館營運商認為有需要的結構
標準展位一般毋須提交 RSE Report，但若在圍板上加裝額外結構（如重型展架或懸掛裝置），則需視乎情況而定。
提交時間及程序
- 設計圖則及結構計算書（由 AP/RSE 簽署）需在展覽開始前至少 7 週(一般展覽需提前2-4週， 大型展覽可能需提前4週以上時間，視乎參展商手冊指引) 送交主辦方，以便轉交相關政府機構及場館營運商審批。
- 施工完成後，RSE Report（結構安全證明書）最遲須在展覽最後入場日的下午 3 時前提交。
違規後果
如未能按時提交 RSE Report，主辦方及場館營運商有權禁止進入展位，甚至強制修改或拆除展位結構，損失費用由參展商自行承擔。
重要提示
務必聘用具備本港資格的認可承建商（Contractor）及持牌 AP/RSE，避免因資歷問題導致報告不獲接受。如委聘海外承建商，需特別注意香港入境事務處對海外工作人員的規定。
四、展覽期間注意事項
詳閱 參展商手冊
每場展覽的參展商手冊包含所有場館規則、服務申請截止日期及緊急聯絡資料，建議在展覽籌備階段仔細閱讀，避免因忽略細節而產生額外費用（如超時場地費）。
現場推廣策略
- 在展位附近及展場出入口進行單張派發，吸引未進入展位的訪客
- 設置抽獎或試用活動，延長訪客在展位的停留時間
- 確保團隊成員輪流休息，保持精神狀態迎接訪客
如需專業派發人員支援，洗樓王的展覽推廣服務可協助企業在展場及周邊地區系統性地分發宣傳物料，提升整體曝光效果。
安全措施
- 貴重展品及電子設備展後應妥善收藏，避免遺失
- 記錄主辦方及場館的緊急聯絡電話
- 留意展位結構是否有損毀，如有問題應立即通知主辦方
五、展後跟進：成效轉化的關鍵
許多企業在展覽期間投入大量資源，卻在展後跟進上功虧一簣。建議展後採取以下行動：
即時跟進（24 至 48 小時內） 將收集到的名片及查詢資料分類整理，在訪客記憶仍鮮明時發送感謝電郵或 WhatsApp，附上公司介紹及特別優惠，展後及時跟進可大幅提升成交率。
成效評估 計算參展所獲得的潛在客戶數量（Leads）、洽談成功率及估計投資回報（ROI），與展前預算對比，為下次參展提供參考數據。
物料回收 可重用的展板及結構材料應妥善存放，減少下次參展的重複成本；廢棄物料應按場館要求在規定時限前清除，以免被徵收超時場地費。
六、實務小貼士：避免常見陷阱
提早規劃，避免倉卒 建議參展前 3 至 6 個月開始籌備，淨地展位需提前更長時間安排承建商及 設計結構師。臨近展期才開始申請，往往面對供應商檔期已滿或費用溢價的困境。
新手由 標準展位 起步 首次參展建議選擇 標準展位，熟悉場館流程及訪客行為模式後，再根據需要升級展位類型，避免在缺乏經驗的情況下過度投資。
結合網上推廣（O2O 策略） 將展覽與網上渠道整合，如展前在社交媒體預告
結合網下推廣（O2O 策略）展期可派發sample及鼓勵訪客掃描 QR Code 留下聯絡資料、展後在網上繼續接觸潛在客戶，可大幅延伸展覽的推廣效果。
善用環保趨勢 選用可重用的模組化展位系統，既符合近年展覽環保趨勢，長遠亦可節省重複製作費用。
每次展覽後總結改善 記錄每次參展的有效策略及待改進之處，逐步建立適合品牌的參展標準流程（SOP）。
準備參加展覽，需要宣傳物料及派發支援？
一場成功的展覽，除了精心設計的展位，還需要優質的宣傳印刷品及有效的現場派發策略。洗樓王提供宣傳單張設計及印刷、展覽現場派發人員支援及周邊地區推廣等一站式服務，協助企業在展覽前後最大化品牌曝光。
立即聯絡我們，獲取展覽推廣方案報價。
展覽旺季將至，展場人流就是商機，立即查詢展覽推廣方案｜聯絡洗樓王 ›